Keine Panik beim Blick auf die Uhr - du hast genug Zeit!

07. Apr, 2018

Es war der 20.05.2002. Am übernächsten Tag danach war meine Diplomarbeit zur Abgabe fällig. Wochenlang hatte ich mehr oder weniger entschlossen daran gearbeitet. Es war auch alles fertig, bis auf die lästigen Fußnoten – eine letzte Kontrolle und dann natürlich der Ausdruck, das Binden.  Was soll ich sagen… es wurde sehr knapp, aber ich hab‘s geschafft. Gestern Morgen die kleine Variante: Es war kurz nach 9:00 Uhr morgens. Um 10:00 Uhr hatte ich den wichtigen Termin am Telefon, bei dem ich erstmals mit einem neuen Kunden reden würde. Danach keine Zeit mehr am restlichen Tag. Ich musste aber noch dieses detaillierte Angebot fertig schreiben… habe ich hingekriegt. Ich habe sogar noch etwas Zeit gehabt, mich auf das Telefonat vorzubereiten und dann entspannt und fokussiert telefoniert…

Zeitmanagement – die Uhr panisch im Blick?

Irgendwie bekomme ich solche Szenarien IMMER hin. Ich schaffe das! Und rede mir fleißig ein, dass ich ja nur so zu wirklicher Leistung fähig bin. Gleichzeitig sind solche Phasen aber auch immer sehr anstrengend für mich. Und mit diesem Verhalten bin ich nicht alleine: Ich kenne so viele zum Teil auch abenteuerliche Geschichten von Arbeiten, Präsentationen oder Projekten, die auf den letzten Drücker fertig geworden sind, übernächtigt, mitunter erschöpft und glücklich, fast euphorisch zugleich. Ein Hauruck mit Anlauf und immensem Kraftaufwand. Das hat das Potenzial zu Heldengeschichten, die man sich gerne an langen Abenden erzählt… Aber manchmal geht es dann doch schief und beschert echte Probleme. Und mitunter führt das Klienten auch zu mir ins Coaching. Was steckt dahinter? Was kann man tun?

Dahinter steckt das „Gesetz der erzwungenen Effizienz“ – ein Klassiker im Zeitmanagement und der Selbstorganisation. Es lautet wie folgt:

„Wir haben nie genug Zeit, um alles zu erledigen, aber wir haben immer genug Zeit, um das Wichtigste zu erledigen.“

Es grenzt tatsächlich oft an ein Wunder: Wochenlang arbeiten wir uns an einer großen Aufgabe ab. Es geht nicht richtig voran, die Inspiration fehlt. Aber wenn es wirklich um etwas geht, das für uns wichtig ist und wo es schlimm wäre, wenn das nichts wird (siehe Abschlussarbeit oben), dann geht es am Ende doch. Auf einmal finden wir genug Zeit und schaffen es – wenn auch in letzter Minute –  doch noch. Wir wollen den möglichen negativen Auswirkungen entgehen, die zwangsläufig folgen, wenn wir nicht fertig werden. Aber: Das funktioniert meist nur mit den wirklich wichtigen Aufgaben, Schlüsselprojekten, Meilensteinen im Leben. Denn, auch das ist eine Regel:

„Wir haben nie genug Zeit, um alles zu erledigen, was wir erledigen müssten.“

Der Satz müsste jetzt einigen eine große Erleichterung verschaffen. Tatsächlich arbeiten heute auch schon viele Durchschnittsmenschen – wir reden nicht über Hochbegabte – mit 110-130% ihrer Leistungsfähigkeit. Laut einer kürzlich durchgeführten Untersuchung* liegt eine durchschnittliche Führungskraft im Büro und zuhause aktuell mit 300-400 Arbeits- und Lesestunden zurück. Ich weiß noch zu gut, dass ich bei meinen früheren Projektmanagementaufgaben teilweise über 200 E-Mails am Tag bekam. Ein Kollege von mir in Spitzenzeiten fast 400. Das ist nicht zu schaffen! Nie! Der einzige Weg in solchen Situationen ist es, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren und irgendwie sicherzustellen, dass Sie wenigstens diese im Griff behalten, es zumindest zu hoffen. Der Kollege löschte die Mails einfach nach Datum – seine Losung dabei: Was wichtig ist, das kommt wieder! Mutig.

Ich habe immer geglaubt (siehe Eingangsbeispiel), dass ich unter Zeitdruck besonders gut arbeiten kann. Und nicht wenige meiner Kunden berichten in Coachings und Trainings zu Zeitmanagement genau das. Für den entstehenden Zeitdruck sind wir leider häufig selbst verantwortlich, weil wir Dinge zu lange aufschieben oder notwendige Entscheidungen anderer nicht ausreichend einfordern, Manchmal vermeidet man auch lieber die damit einhergehenden möglichen Konflikte. Dann steigt der Stress. Aber leider entstehen unter Stress objektiv betrachtet doch mehr Fehler als eigentlich nötig gewesen wären. Es kommt zu echten Schäden und Mehrkosten, je nach Projekt und Aufgabe sogar zu längerfristigen finanziellen Verlusten.

Zeitdruck führt zu Stress und schlechteren Ergebnissen

Ja, wir werden fertig, aber um welchen Preis? Oft mit mehr Stress und einer schlechteren Qualität im Ergebnis.

Was können wir tun? Es gibt tatsächlich

3 Fragen, die bei der Fokussierung helfen

Brian Tracy empfiehlt in seinem Buch „Eat that frog“** folgende der Fragen, mit denen man sich regelmäßig fokussieren soll, um besonders wichtige Aufgaben termingerecht abzuschließen:

  1. Welche meiner Aktivitäten hat den höchsten Wert?
    Dabei kommt es darauf an festzustellen, was für meine Kernaufgabe, z.B. ein Projekt oder meine Familie, den derzeit höchsten Beitrag leistet, wenn ich es termingerecht erledige in einer guten Qualität. Es ist die absolute Kernfrage, um wirklich Prioritäten setzen zu können. Was ist WICHTIG? Gerade, in diesem Jahr oder im Leben generell? Und was ist einfach nur nice-to-have? MUSS der Küchenboden abends um 23 Uhr noch gewischt werden? Brauche ich die 23ste Überarbeitung der grafischen Darstellung noch? Wann ist es gut genug und eigentlich Zeit für das wirklich WICHTIGE?
  2. Es muss etwas geben, das nur ich tun kann und das wirklich große Auswirkungen hat, wenn ich das gut tue – was ist das?
    Jede gute Führungskraft, aber auch jeder gute Familienmanager muss sich überlegen, mit welcher seiner Kompetenzen und Eigenschaften er oder sie den entscheidenden Beitrag machen kann, wenn es gut gemacht werden soll. Und dies das aktuell auch der Beitrag, der wirklich gebraucht wird? Oder anders formuliert: Ist mein Beitrag jetzt wirklich zielführend und sinnvoll, oder kann ich das besser delegieren? Diese Kernfrage wird dem Managementspezialisten Peter Drucker zugeschrieben.
  3. Wie kann ich meine Zeit jetzt in diesem Augenblick so einsetzen, dass sie mir den größten Wert bringt?
    Diese Frage vertieft die Perspektive auf den Moment; es geht darum immer wieder festzustellen, was ich genau in diesem Moment am besten mit meinem Zeiteinsatz anfange. Diese Frage kann man sich durchaus mehrfach am Tag stellen und führt laut Brian Tracy auch dazu, dass die vielleicht vorhandene Neigung zum Aufschieben abnimmt und die eigene Produktivität steigt.

 

Fazit: Eine der Kernelemente von gutem Zeitmanagement ist die Fähigkeit, selber Prioritäten zu vergeben für das eigene Handeln. Das kann durchaus mehrfach geschehen: Am Jahresanfang, zu Beginn jeder Woche, am Tagesanfang oder auch zwischendurch mal. Gerade dann, wenn es richtig hektisch wird ist es besonders wichtig, sich einige Minuten raus zu ziehen und in Ruhe zu überlegen, wie Sie jetzt Prioritäten vergeben und vielleicht auch anpassen müssen.

Es lohnt sich also, diese kurzen Ruhemomente des Innehaltens einzubauen, tief durchzuatmen, vielleicht auch kurz mal zu fühlen, wie es einem gerade geht. Aus dieser Entspannung heraus und basierend auf den inneren Antworten können die eigenen Tätigkeiten neu oder anders zu geplant werden.

Die Belohnung: Ein ganz anderes Gefühl von Selbstwirksamkeit und Effizienz!

Und das alleine kann das eigene Stressempfinden schon wieder senken…

 

Ausprobieren und vielleicht mal ein paar Termine mit sich selbst einplanen!

 

 

Buchtipp*/**: Brian Tracy – Eat that Frog, auch bekannt als die 21 Prinzipien (21 principles); Brian hat nach eigener Aussage alle bekannten Zeitmanagement-Techniken ausprobiert und die besten in diesem Buch zusammengestellt. Es ist angenehm geschrieben und mit 109 Seiten und seiner klaren Struktur wirklich gut zu lesen! Die oben genannte Untersuchung wird in seinem Buch zitiert.

 

Weiterlesen im Blog:

Fokus dank Kaffee und Fröschen im Alltag – das Pareto Prinzip (auch inspiriert von Brian Tracy)

Eisenhower für Eltern – ein Modell zur Vergabe von Prioritäten

 

 

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